Chaque événement est un outil de communication pour l’entreprise et touche à sa réputation. Il est utilisé pour véhiculer une bonne image et développer la notoriété de l’entreprise.

L’événement doit laisser un effet de surprise, de fascination et d’impression afin de marquer les esprits des participants à long terme. Il est donc important de préparer l’événement en amont d’une manière rigoureuse et minutieuse, et d’établir un budget bien suffisant afin d'assurer sa réussite et son succès. 

Pour bien définir le cadre de l’événement et définir les éléments qui y sont liés, vous devez bien répondre aux 5W : Why (Pourquoi), What (Quoi), Who (Qui), When (Quand), Where (Où).

Pourquoi : Votre événement doit avoir nécessairement des objectifs ; informer sur un nouveau produit, fidéliser ses clients, attirer des prospects ou bien divertir vos employés, la fixation des objectifs va clarifier toutes les étapes suivantes. Votre événement doit répondre à un besoin. Il faut que vous définissiez le message que vous voulez transmettre et la plus value que vous offrirez à votre public : Qu’est ce qui va différencier votre événement des concurrents ?

Qui : À qui organisez-vous cet événement ? Est ce qu’il est destiné à l’interne ou à l’externe ? Quel est le nombre estimé de public invité ? La fixation de l’objectif permet de bien cadrer la population visée. Et la définition des profils de votre cible vous aide à préciser le type d’événement adapté et le budget convenable. Un client important signifie un événement de haute qualité, ce qui va exiger un coût élevé.

Quoi : L'événement est-il privé ou public ? Une conférence ou une soirée gala ? En se basant sur le public cible et l’objectif défini, vous choisissez le type d’événement approprié.

En répondant à cette question vous allez pouvoir établir le budget prévu en considérant plusieurs aspects en relation (la restauration, la logistique, etc).

Quand : C’est une question très importante. La date arrêtée doit prendre en considération plusieurs facteurs. Il ne doit pas coïncider avec un jour férié, les vacances, les lundis et les vendredis ainsi que les weekends. Il faut éviter également les périodes reconnues comme chargées selon votre secteur d’activité. 

La fixation de la date vous permettra d’établir un rétro planning afin d’organiser les tâches à exécuter et les éléments importants pour la réalisation de l’événement. 

Où : Le choix du site doit se faire en répondant à plusieurs critères classés selon les priorités de l’organisateur dans un cahier de charge. Il comporte plusieurs facteurs tels que la superficie, l’accessibilité, les équipements techniques, le parking, les vestiaires, etc.

Répondre à ces questions va vous permettre d'éclaircir votre parcours d’organisation de votre événement depuis le début jusqu'au jour J. 

Il est important pour l’organisateur de préparer une programmation attractive de l’événement, afin de susciter l’intérêt du public cible et attirer leur attention. Il doit contenir tous les détails : les horaires, les activités planifiées, les sujets abordés, les intervenants, les pauses, etc. Aucun élément ne doit être négligé.

L’étape suivante est la plus concrète. C’est là où vous allez travailler sur l’aspect logistique et financier de l’événement. Qu’elle est la démarche que vous allez adopter et le budget que vous allez investir pour son organisation (Comment et Combien).

Plusieurs détails importants doivent être pris en considération dans votre budget : 

●     Les frais de déplacement : le déplacement des participants peut être nécessaire pour un nombre d’événement comme les teambuilding ou bien les grandes conférences. Il faut préciser le nombre de personnes qui vont se déplacer, le transport utilisé, le coût des tickets.

●     Les frais d'hébergement : si la période de votre événement dépasse une journée, il faut bien penser à réserver à vos invités spéciaux dans un hôtel.

●     La restauration : les repas prennent généralement une partie importante du budget. Les coûts sont différents selon le type et la période de l’événement.

●     Les dépenses matérielles et techniques : c’est-à-dire toutes les dépenses liées à la location du lieu de l’événement, son aménagement, les équipements audiovisuels, etc.

●     Les ressources humaines : pour que le travail soit bien organisé, vous devez faire appel à des prestataires externes pour vous aider (des hôtesses d'accueil, des serveurs, etc) en plus de l’équipe organisatrice.

●     La communication : Vous devez pensez aux actions de communication convenables à votre événement. Trois étapes sont essentielles : avant l’événement (les invitations, l'achat des espaces publicitaires, les badges nominatifs, les banderoles, les brochures) ; les outils de communication choisis selon la cible et le type de l’événement. Pendant l’événement (animations, activités, jeux) ; il est important de conserver une communication durant l'événement pour faire vivre le public et de les impliquer. Après l’événement (lettres de remerciement, élaboration d’une vidéo) ;

●     Marge d’imprévues : il faut toujours laisser une partie de votre budget pour les surprises. Vous ne pouvez pas tout anticiper ! 

Le budget consacré à l’événement doit être écrit et détaillé en présentant les coûts de chaque élément. Planifier les tâches et les coûts liés à l’événement vous permet de suivre et bien gérer les dépenses. C’est ce que nous appelons un budget planner. 

H.R